Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Geltungsbereich

Verantwortlich ist die Selqo GmbH, An der schönen Aussicht 1, 33098 Paderborn, Deutschland, vertreten durch die Geschäftsführer Mirco Gemmeke, Thomas Bussek und Hendrik Wittrock. Sie erreichen uns unter support@selqo.ai. Weitere Angaben finden Sie im Impressum.

Diese Erklärung gilt für die Plattform unter app.selqo.ai, die Registrierung, die Buchungsseiten unter getselqo.ai sowie für Briefe, E-Mails, Anrufe und Links, mit denen Selqo selbst Unternehmen anspricht. Daten, die unsere Kunden in der Plattform über Dritte verarbeiten, verarbeiten wir in deren Auftrag (Abschnitt 5).

2. Registrierung und Testkonto

Wenn Sie ein Testkonto anlegen, verarbeiten wir Firma, Website, Vor- und Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Ihre Erklärung, für Ihr Unternehmen zu handeln, einen Rabatt-Code aus dem Link, über den Sie gekommen sind, und Angaben zur Herkunft (Kampagnenangaben im Link, aufgerufene Seite, verweisende Seite). Dazu speichern wir IP-Adresse, Browserkennung, Zeitpunkt und den Nachweis, dass Ihnen diese Datenschutzerklärung bei der Anmeldung verlinkt war. Die Telefonnummer brauchen wir, um Sie bei Rückfragen und zur Beratung während des Tests zu erreichen. Ohne die Pflichtangaben können wir kein Testkonto anlegen.

Zweck ist die Anlage und Durchführung des Tests einschließlich vorvertraglicher Gespräche (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Den Bestätigungslink senden wir per E-Mail über Google Workspace.

Zum Schutz vor Missbrauch prüfen wir, ob die E-Mail-Adresse zustellbar ist (Bouncer, Polen), ob die Domain zu einem Unternehmen gehört, das bereits ein Konto hat oder hatte, und begrenzen Anmeldungen je IP-Adresse. Je Unternehmen gibt es einen Test. Das Formular ist mit Cloudflare Turnstile gegen automatisierte Anmeldungen geschützt; dabei erhält die Cloudflare, Inc. Ihre IP-Adresse und technische Merkmale Ihres Browsers. Das ist für die von Ihnen gewünschte Registrierung unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem fairen Test ohne Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

In der Einrichtung lesen wir Ihre Website, um Angebot, Zielbranche und Argumente vorzuschlagen, und speichern Name, Rolle, Logo und Unterschrift, die auf Ihren Briefen erscheinen. Zum Abschluss der Einrichtung senden wir einen Musterbrief an die Anschrift Ihres Unternehmens. Die Website rufen wir über Firecrawl (USA) ab, ausgewertet wird sie mit künstlicher Intelligenz über Google Cloud (Vertex AI, Verarbeitung weltweit, auch in den USA); den Musterbrief druckt und versendet Skrift (Deutschland).

Über Ihre Anmeldung erhält unser Team eine Meldung mit Ihren Angaben per E-Mail und in unserem Ticketsystem. Anmeldedaten, deren Link nicht bestätigt wird, löschen wir nach 7 Tagen, bestätigte nach 30 Tagen; die Angaben stehen dann in Ihrem Konto. Ein Testkonto aus der Registrierung, für das kein Paket gebucht wurde, löschen wir 90 Tage nach dem Ende des Tests. Domain und Firmenname eines Unternehmens, das schon getestet hat (bei Adressen allgemeiner E-Mail-Anbieter die E-Mail-Adresse), behalten wir auch danach, solange das nötig ist, um wiederholte Tests desselben Unternehmens zu verhindern.

3. Nutzung der Plattform

Für Ihr Konto verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Passwort (nur als nicht umkehrbarer Hashwert) und Einstellungen sowie die Angaben zu Ihrem Unternehmen, die Sie in der Einrichtung und im Setup hinterlegen. Bei jeder Anmeldung speichern wir eine Sitzung mit IP-Adresse, Browserkennung und dem Zeitpunkt der letzten Aktivität; abgelaufene Sitzungen löschen wir täglich. Rechtsgrundlage ist der Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für die Sicherheit der Anmeldung unser berechtigtes Interesse (lit. f).

Wir werten aus, wie die Plattform genutzt wird, etwa welche Funktionen wann und wie lange genutzt und welche Vorschläge übernommen oder geändert werden. Das dient dazu, die Plattform zu verbessern, Fehlbedienungen zu erkennen und Sie im Support zu unterstützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Gelegentlich bitten wir Sie um eine Bewertung; die Antwort ist freiwillig. Diese Daten speichern wir, solange Ihr Konto besteht; danach behalten wir für unsere Kennzahlen nur je Tag, ob das Konto genutzt wurde.

Tritt in Ihrem Browser oder auf unserem Server ein Fehler auf, erhalten wir einen Fehlerbericht über Sentry (Rechenzentrum in Frankfurt). Er enthält technische Angaben wie Seite, Browser und Fehlermeldung, bei Fehlern auf dem Server auch die interne Kennung Ihres Kontos; Ihre IP-Adresse wird dabei nicht gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Stellen Sie über den Support-Knopf eine Anfrage, verarbeiten wir Ihre Nachricht, ein Bild der aktuellen Ansicht (Sie können es vor dem Senden entfernen) und technische Angaben wie Seite, Fenstergröße, Browser und Sprache. Setzen Sie den Haken dafür, senden wir zusätzlich eine Aufzeichnung der letzten zwei bis drei Minuten in der Plattform mit; sie zeigt Inhalte, Eingaben und Klicks, Passwortfelder sind geschwärzt, und wird bei Sentry gespeichert. Rechtsgrundlage ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für die Aufzeichnung Ihre Einwilligung mit dem Haken (lit. a).

Im Bereich Suche zeigt eine Karte, wo gesucht wird. Die Kartenbilder lädt Ihr Browser von der OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich), die dabei Ihre IP-Adresse erhält. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer anschaulichen Darstellung des Suchgebiets (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Cookies und Speicher im Browser

Die Plattform setzt nur Cookies, die für ihren Betrieb unbedingt erforderlich sind: ein Cookie für Ihre Anmeldung (bis zu 30 Tage), ein Cookie für die Leseansicht nach dem Ende eines Tests (2 Stunden) und kurzlebige Prüf-Cookies, wenn Sie ein Postfach oder einen Kalender verbinden (wenige Minuten). Im Speicher Ihres Browsers legen wir außerdem Anzeigeeinstellungen, Entwürfe, den Verlauf Ihrer Fragen zu einem Lead und eine Kennung der Sitzung für die Aufzeichnung bei Hilfe-Anfragen ab. Cookies oder vergleichbare Speichertechniken zu Analyse- oder Werbezwecken setzen wir nicht ein; Schriften liefern wir selbst aus. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG mit Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Empfänger und Dienstleister

Wir setzen Dienstleister der folgenden Kategorien ein:

• Hosting von Plattform und Datenbank (Rechenzentren in der EU),
• Dienste für künstliche Intelligenz,
• Protokollierung von Aufrufen der künstlichen Intelligenz zur Fehlersuche (Rechenzentrum in der EU),
• E-Mail-Versand und Kalender,
• Prüfung der Zustellbarkeit von E-Mail-Adressen,
• Ermittlung geschäftlicher E-Mail-Adressen und Mobilnummern von Ansprechpartnern,
• Fehlerüberwachung,
• Schutz vor automatisierten Anmeldungen,
• Abruf öffentlicher Websites,
• Druck und Versand von Briefen (Deutschland),
• Aufzeichnung von Online-Terminen,
• Zahlungsabwicklung (Abschnitt 4).

Einige von ihnen haben ihren Sitz außerhalb der EU oder verarbeiten Daten auch dort:

• Railway Corporation (USA): Hosting in Rechenzentren in den Niederlanden, Betriebsprotokolle teils in den USA; Grundlage: EU-Standardvertragsklauseln.
• Google Cloud EMEA Ltd. (Irland) für Google Workspace: Speicherung in der EU, Verarbeitung auch außerhalb; Grundlage: EU-Standardvertragsklauseln und EU-US Data Privacy Framework.
• Google Cloud EMEA Ltd. (Irland) für künstliche Intelligenz (Vertex AI): Verarbeitung weltweit, auch in den USA; Grundlage: EU-Standardvertragsklauseln und EU-US Data Privacy Framework.
• Functional Software, Inc. (Sentry, USA): Rechenzentrum in Frankfurt, einzelne Betriebsdaten in den USA; Grundlage: EU-US Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln.
• Cloudflare, Inc. (USA): Schutz der Registrierung und der Buchungsseiten von Selqo; Grundlage: EU-US Data Privacy Framework.
• SideGuide Technologies, Inc. (Firecrawl, USA): Abruf öffentlicher Websites; Grundlage: EU-Standardvertragsklauseln (Abschluss läuft).
• FullEnrich Corp. (USA): Ermittlung geschäftlicher E-Mail-Adressen und Mobilnummern von Ansprechpartnern, wenn wir selbst keine finden; Grundlage: EU-Standardvertragsklauseln.
• Hyperdoc Inc. (Recall.ai, USA): Aufzeichnung von Online-Terminen in einem Rechenzentrum in Frankfurt; Grundlage: EU-Standardvertragsklauseln.
• OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich): Kartenbilder; Grundlage: Angemessenheitsbeschluss.

4. Vertrag und Zahlung

Wenn Sie ein Paket buchen, verarbeiten wir Paket, Laufzeit und Preis, Ihre Erklärungen bei der Buchung mit Zeitpunkt, Rechnungsanschrift und Rechnungs-E-Mail, Rechnungen, Zahlungen, Credit-Buchungen und Mahnungen. Rechtsgrundlage ist der Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für die Aufbewahrung die gesetzliche Pflicht (lit. c).

Zahlungen per Lastschrift oder Karte wickelt die Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland) ab. Ihre Zahlungsdaten geben Sie direkt bei Stripe ein. Stripe erhält von uns Firmenname, Rechnungs-E-Mail-Adresse, eine Kennung Ihres Kontos und die Beträge; wir erhalten Kennungen von Kunde und Zahlungsart, eine Kurzbezeichnung der Zahlungsart (etwa Kartenmarke und die letzten vier Ziffern), bei Lastschrift die Mandatsreferenz, und den Stand der Zahlungen. Stripe verarbeitet Daten auch als eigener Verantwortlicher, etwa zur Vorbeugung gegen Betrug, und überträgt Daten in die USA (Grundlage: EU-US Data Privacy Framework).

Rechnungen und andere Buchungsbelege bewahren wir 8 Jahre, Handelsbriefe 6 Jahre und Bücher 10 Jahre auf (§ 147 AO, § 257 HGB). Ihre übrigen Kontodaten speichern wir, bis Ihr Konto gelöscht wird; die Löschung können Sie jederzeit verlangen, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Auch danach behalten wir Tageswerte zu Vertrag und Umsatz für unsere Kennzahlen und ein Protokoll der Eingriffe unserer Administratoren in Ihr Konto.

5. Daten, die unsere Kunden in der Plattform verarbeiten

Unsere Kunden nutzen Selqo, um Unternehmen und Ansprechpartner zu finden und anzusprechen. Dabei verarbeitet die Plattform Kontaktdaten, Briefe, E-Mails aus verbundenen Postfächern, Anrufe, Termine, Aufzeichnungen und Zusammenfassungen von Gesprächen, Spracheingaben, Notizen und Reaktionen auf Briefe und E-Mails. Für diese Daten ist der jeweilige Kunde verantwortlich; Selqo verarbeitet sie in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Die Unterauftragnehmer, die wir dafür einsetzen, nennen wir unseren Kunden.

Wurden Sie von einem unserer Kunden angesprochen, wenden Sie sich mit Ihren Anliegen bitte an dieses Unternehmen. Anfragen, die uns erreichen, leiten wir an das Unternehmen weiter.

6. Eigene Zwecke von Selqo

Einige Daten aus der Plattform verarbeiten wir für eigene Zwecke, für die wir selbst verantwortlich sind. Rechtsgrundlage ist jeweils unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

• Sperre für alle Kunden: Hat ein Empfänger Selqo oder einen Kunden wegen einer Ansprache über die Plattform abgemahnt oder verklagt oder haben wir uns ihm gegenüber zur Unterlassung verpflichtet, speichern wir die Domain des Unternehmens und den Anlass. Solange das nötig ist, geht dann aus keinem Konto mehr eine E-Mail an Adressen seiner Domain, und Leads dieses Unternehmens, die die Plattform vorschlägt oder automatisch anspricht, bekommen einen Werbestopp.
• Abstimmung zwischen Kunden: Damit dasselbe Unternehmen nicht kurz hintereinander von mehreren Selqo-Kunden angeschrieben wird, speichern wir Kennungen des Unternehmens, etwa Website, Anschrift und Angaben aus dem Impressum, und die Zeitpunkte, zu denen es einem Kunden vorgeschlagen oder von ihm angeschrieben wurde. Ein vorgeschlagenes Unternehmen bleibt für andere Kunden in der Regel 30 Tage zurückgestellt, ein angeschriebenes 60 Tage. Welche Unternehmen andere Kunden ansprechen, erfährt kein Kunde. Außerdem gleichen wir die Website-Adressen der Unternehmen über alle Konten ab, um gemeinsam genutzte Websites wie Plattformen und Filialnetze zu erkennen.
• Verbesserung der Plattform: Wir werten aus, wie die Plattform Unternehmen bewertet und wie Kunden Vorschläge und Entwürfe übernehmen oder ändern, um Recherche und Entwürfe zu verbessern.
• Kennzahlen: Aus der Nutzung aller Kunden bilden wir zusammengefasste Kennzahlen, etwa Antwort- und Reaktionsquoten, die weder einen Kunden noch eine Person erkennen lassen, und können sie auch veröffentlichen.

7. Buchungsseiten von Selqo

Über die Buchungsseiten von Selqo, etwa aus einem Brief von uns oder über einen Link auf unserer Website, können Sie einen Termin mit uns vereinbaren. Dabei verarbeiten wir Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und den gewählten Termin, legen ihn in unserem Kalender an und senden Ihnen eine Einladung und kurz vor dem Termin eine Erinnerung. Ohne diese Angaben können wir den Termin nicht anlegen. Anhand der Domain Ihrer E-Mail-Adresse ordnen wir Ihre Angaben Unternehmen zu, die wir bereits kennen; kennen wir Ihr Unternehmen noch nicht, legen wir es an und werten seine Website aus (Firecrawl, Google Cloud). Gegen Missbrauch zählen wir Anfragen je IP-Adresse und erkennen automatische Eingaben an einem unsichtbaren Feld und mit Cloudflare Turnstile; dabei erhält die Cloudflare, Inc. Ihre IP-Adresse und technische Merkmale Ihres Browsers, was für die von Ihnen gewünschte Buchung unbedingt erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Auffällige Anfragen meldet die Seite mit der IP-Adresse an unser Ticketsystem. Fehlerberichte erhalten wir wie in Abschnitt 3 beschrieben. Rechtsgrundlage ist die Terminvereinbarung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse an Zuordnung und Schutz der Seite (lit. f).

Findet der Termin online statt, nimmt ein Notizassistent (Recall.ai, Rechenzentrum in Frankfurt) teil, der das Gespräch aufzeichnet, verschriftlicht und zusammenfasst. Er tritt kurz vor Beginn bei und weist im Chat des Meetings darauf hin; wir sagen es zu Beginn des Gesprächs an. Möchten Sie keine Aufzeichnung, schalten wir sie ab; die Aufnahme lassen wir dann löschen, und es entsteht keine Zusammenfassung. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Gespräche zuverlässig festzuhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Sie können jederzeit widersprechen. Nach der Übernahme des Transkripts lassen wir die Aufnahme beim Anbieter löschen.

8. Buchungsseiten unserer Kunden

Viele Buchungsseiten unter getselqo.ai gehören nicht Selqo, sondern einem unserer Kunden. Welches Unternehmen das ist, steht unten auf der Buchungsseite. Für Ihre Angaben dort (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gegebenenfalls Firma und der gewählte Termin) ist dieses Unternehmen verantwortlich; Selqo stellt die Seite als Dienstleister bereit und verarbeitet die Daten in dessen Auftrag (Art. 28 DSGVO). Zum Schutz der Seite zählen wir Anfragen je IP-Adresse und erhalten Fehlerberichte (Abschnitt 3).

Informationen zur Verarbeitung und zu Ihren Rechten erhalten Sie bei dem genannten Unternehmen; dessen Datenschutzerklärung ist maßgeblich. Anfragen, die uns erreichen, leiten wir an das Unternehmen weiter.

9. Wenn Selqo Sie selbst anschreibt

Selqo gewinnt eigene Kunden mit der eigenen Plattform. Dafür sprechen wir Unternehmen, deren Geschäft zu unserem Angebot passt, per Brief, E-Mail und telefonisch an.

Welche Daten und woher

Wir verarbeiten Firma, Anschrift, Branche, Website und Angaben aus dem Impressum, Namen und Funktionen der Geschäftsführung oder Leitung, geschäftliche Telefonnummern und E-Mail-Adressen, unsere Einschätzung, wie gut Ihr Unternehmen zu unserem Angebot passt, und den Verlauf unserer Ansprache (Briefe, E-Mails, Anrufe, Termine, Notizen und Ihre Reaktionen darauf). Die Daten stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen: Karten- und Branchendienste, die Website Ihres Unternehmens einschließlich Impressum, Kontakt- und Teamseiten, öffentliche Register und Verzeichnisse sowie Anbieter geschäftlicher Kontaktdaten für E-Mail-Adresse und Mobilnummer der Ansprechpartner. Geschäftliche E-Mail-Adressen von Personen bilden wir teils nach dem üblichen Schema Ihres Unternehmens und lassen ihre Zustellbarkeit von Bouncer (Polen) prüfen. Die Anrede (Herr oder Frau) leiten wir aus dem Namen ab, auch mit künstlicher Intelligenz. Die konkrete Quelle Ihrer Daten nennen wir Ihnen auf Anfrage.

Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten die Daten, um Unternehmen für unser Angebot zu werben (Direktwerbung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Erwägungsgrund 47). Die Einschätzung der Passung entsteht mit künstlicher Intelligenz und dient nur der Auswahl, wen wir ansprechen; eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Empfänger sind Firecrawl (USA) für den Abruf von Websites, FullEnrich (USA) für die Ermittlung geschäftlicher E-Mail-Adressen und Mobilnummern, Google Cloud (Vertex AI, Verarbeitung weltweit, auch in den USA) für die Auswertung mit künstlicher Intelligenz, Bouncer (Polen) für die Prüfung von E-Mail-Adressen, Skrift (Deutschland) für Druck und Versand der Briefe sowie unsere übrigen Dienstleister (Abschnitt 3).

QR-Codes und Links

Unsere Briefe tragen einen QR-Code, unsere E-Mails enthalten Links. Rufen Sie einen davon auf, speichern wir den Zeitpunkt, den aufgerufenen Link, die Browserkennung und technische Angaben zum Netz, aus dem der Aufruf kommt (Netzbetreiber, Land und einen Prüfwert der IP-Adresse, nicht die IP-Adresse selbst), um echte Aufrufe von automatischen Prüfungen zu unterscheiden und Ihr Interesse in unserer weiteren Ansprache zu berücksichtigen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Zur Abwehr von Missbrauch kann die IP-Adresse kurzzeitig in technischen Protokollen stehen.

Widerspruch und Dauer

Sie können der Verwendung Ihrer Daten für Werbung jederzeit widersprechen: per Antwort auf unser Schreiben, per E-Mail an support@selqo.ai, über den Abmelde-QR-Code im Brief oder den Abmeldelink in unseren E-Mails. Danach verwenden wir Ihre Daten nicht mehr für Werbung und speichern sie weiter, damit Ihr Widerspruch dauerhaft beachtet wird. Ohne Widerspruch speichern wir die Daten, solange wir Ihr Unternehmen für unser Angebot ansprechen wollen oder mit Ihnen in Kontakt stehen. Unternehmen, die wir nicht ansprechen, behalten wir, damit wir sie nicht erneut vorschlagen; Belege über versandte Briefe bewahren wir als Nachweis auf.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77).

Für alle Anliegen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter support@selqo.ai. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO treffen wir nicht. Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert; maßgeblich ist die Fassung mit dem oben genannten Stand.